Wat is een DPA en waarom hebt u er een nodig? 

ESSENTIËLE DPA CONTENT 

BESCHRIJVING  

Moet een contract of ander juridisch bindend document zijn 

• De DPA moet in schriftelijke vorm bestaan en uitgevoerd worden door beide partijen als een zelfstandige overeenkomst, of opgenomen worden als onderdeel van een ander(e) overeenkomst of contract. 

 Onderwerp en duur van de verwerking 

• Benoem wat u wilt bereiken met de persoonsgegevens 

• Benoem de duur van de overeenkomst, met de begin- en einddata 

• Benoem de voorwaarden die aanleiding geven tot de beëindiging (bijv. stopzetten van de gegevensverwerking) 

Aard en beoogd doel van de gegevensverwerking 

• Licht de context toe (bijv. marketinganalyses, salarisadministratie) 

• Benoem zo nauwkeurig mogelijk de beoogde resultaten (bijv. het verbeteren van diensten, wettelijke verplichtingen) 

Categorieën van betrokkenen 

• Specifieer van wie u de gegevens verwerkt (bijv. werknemers, klanten, sollicitanten) 

Soort persoonsgegevens 

• Specifieer het soort persoonsgegevens (bijv. namen, adressen, financiële gegevens) 

• Denk ook aan gevoelige gegevens (bijv. informatie over gezondheid of herkomst/etniciteit) 

Verplichtingen en verantwoordelijkheden 

• Benoem de specifieke verplichtingen en verantwoordelijkheden van zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker, waaronder: 

• Persoonsgegevens alleen verwerken na instructie van de verwerkingsverantwoordelijke 

• Garanderen dat personen met toegang tot de gegevens zich houden aan de vertrouwelijkheid 

• Alle informatie beschikbaar maken voor de verwerkingsverantwoordelijke die nodig is om compliance aan te tonen met de verplichtingen die in dit artikel uiteen worden gezet 

• Het mogelijk maken van audits of inspecties uitgevoerd door de verwerkingsverantwoordelijke of geautoriseerde vertegenwoordiger 

• De verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte brengen indien, naar diens mening, er instructies zijn die de gegevensbescherming of gegevensbeschermingsbepalingen van lidstaten schenden of overtreden 

• De verwerkingsverantwoordelijke helpen bij het voldoen aan diens verplichting om te reageren op verzoeken van betrokkenen om diens rechten uit te oefenen 

Technische en organisatorische maatregelen 

• De verwerkersverantwoordelijke assisteren bij de naleving van de verplichtingen van Artikel 32 – 36, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie die beschikbaar is voor de verwerker 

• Hulp bieden aan de verwerkersverantwoordelijke bij het uitvoeren van een DPIA (Data Protection Impact Assessment), indien nodig 

• Specificeren wie toegang heeft tot de gegevens en onder welke omstandigheden 

• Beschrijven van de procedures voor het snel rapporteren van een lek, waaronder de tijd waarbinnen aan de verwerkersverantwoordelijke gerapporteerd moet worden, waardoor zij kunnen autoriteiten zo nodig kunnen informeren binnen de wettelijk vastgestelde tijdslimiet van 72 uur 

• Beschrijven van de aanvullende veiligheidsmaatregelen (bijv. versleuteling), idealiter als bijlage bij de verwerkingsovereenkomst 

Internationale gegevensoverdrachten 

• Detailleren hoe gegevensoverdrachten over landsgrenzen voldoen aan de regelgeving (bijv. op basis van SCC’s, BCR’s, adequaatheid) 

Bewaren en verwijderen van gegevens 

• Benoem hoelang de gegevens bewaard worden (bijv. op basis van wettelijke vereisten en de behoeften van het bedrijf) 

• Benoem de voorwaarden en het proces voor het veilig wissen van gegevens of het teruggeven van de gegevens aan de verwerkingsverantwoordelijke 

Gebruik van subverwerkers 

• Stel vast of een andere verwerker ingeschakeld kan worden, al dan niet zonder voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke 

• Toestaan dat de verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt, binnen een redelijk tijdsbestek, tegen het gebruik van een bepaalde subverwerker 

• Garanderen dat het contract met de subverwerker aan dezelfde of gelijkwaardige voorwaarden voldoet en de juiste internationale overdrachtsmechanismes incorporeert, waar van toepassing 

• Bevestigen dat de verwerker aansprakelijk is voor elk gebrek van diens subverwerker 

• Verzoeken om een lijst van subverwerkers die door de verwerker worden gebruikt