Waarom hebt u een DPA nodig?
Voordat er contracten voor uitbestedingen worden afgesloten, moeten banken een grondige due diligence van de gegevensbescherming uitvoeren voor derde partijen, zoals dienstverleners op het gebied van betalingen, verzekeringen en kredieten. Banken moeten de gevoelige klantgegevens goed beschermen en tegelijkertijd controleren of hun partners ook dezelfde hoge standaarden naleven. Non-compliance kan resulteren in hoge boetes en reputatieschade. Een rigoureuze due diligence is dus van essentieel belang.
In deze blogpost worden de belangrijkste gebieden geschetst die banken tijdens het due diligenceproces kritisch bekijken. Daarnaast bespreken we veelvoorkomende valkuilen en stappen die dienstverleners kunnen nemen om zich voor te bereiden op een succesvolle samenwerking in deze streng gereguleerde sector.
Voor de doeleinden van deze blogpost verwijst de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, of GDPR) naar zowel de Europese AVG als de GDPR/AVG van het VK. Hoewel de wetgeving in grote lijnen hetzelfde is, zijn er een aantal belangrijke verschillen en we raden u aan om een functionaris gegevensbescherming te raadplegen om er zeker van te zijn dat u de wetten juist naleeft
Waarom gegevensbescherming voor banken van belang is
Regelgevende kaders
Banken opereren binnen strenge regelgevende kaders. Er zijn sectorspecifieke wetten waaraan hun activiteiten moeten voldoen, waaronder regels voor financieel gedrag die de eerlijke behandeling van klanten vereisen. Ook zijn banken onderworpen aan wetgeving inzake de gegevensbescherming, zoals de AVG, die de veiligheid en vertrouwelijkheid van klantgegevens waarborgt.
De standaarden van de FCA (Financial Conduct Authority) overlappen met gegevensbeschermingswetten aangezien dienstverleners verplicht zijn te zorgen voor een robuuste governance, operationele weerbaarheid en beveiligde praktijken voor gegevensverwerking. Banken beoordelen de naleving van de dienstverlener van zowel de regels van de FCA als de AVG om te garanderen dat de klantgegevens goed beveiligd zijn, de risico’s zo klein mogelijk worden gehouden en het vertrouwen behouden blijft door een krachtige respons bij een incident en de beheerkaders van de derde partijen.
Non-compliance kan leiden tot hoge boetes en verstoringen van de activiteiten. Het is voor banken dus van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat hun partners de hoge standaarden voor gegevensbescherming naleven.
Vertrouwen van klanten
In de financiële dienstverleningssector speelt het vertrouwen van klanten een cruciale rol. Een datalek kan resulteren in aanzienlijke reputatieschade. Klanten verwachten immers dat hun persoonsgegevens en financiële gegevens door banken en hun partners zo zorgvuldig mogelijk verwerkt worden.
Een effectieve samenwerking tussen banken en externe dienstverleners vraagt om een beveiligde en naadloze flow van gegevens. Dienstverleners moeten kunnen aantonen dat zij tijdens elke fase de gegevens effectief kunnen verwerken en beveiligen, van het verzamelen tot het vernietigen.
De belangrijkste gebieden waar banken bij de due diligence van de gegevensbescherming aandacht aan besteden
Om te voldoen aan de strenge standaarden van financiële instellingen moeten dienstverleners erop voorbereid zijn om de volgende essentiële gebieden aan te pakken:
Gegevenskwaliteitsbeheer
Banken controleren op een robuust beheer van de gegevens, inclusief duidelijk beleid voor het verwerken van de gegevens. Dienstverleners moeten ervoor zorgen dat hun beleid duidelijk is over het volgende:
- De methoden voor het verzamelen, bewaren en delen van gegevens binnen de organisatie
- Procedures voor gegevensclassificatie, toegangscontroles en levenscyclusbeheer
Compliancekaders
Banken willen doorgaans bewijs zien dat hun partners de relevante gegevensbeschermingswetgeving zoals de AVG naleven. Dit bewijs kan bestaan uit het bekijken van de gedocumenteerde compliancemaatregelen, zoals de Data Protection Impact Assessments (DPIA’s), de Record of Processing Activity (RoPA) en auditgegevens.
Beveiligingsmaatregelen
Het is voor banken van vitaal belang om ervoor te zorgen dat hun partners beschikken over sterke beveiligingsmaatregelen om zich te beschermen tegen datalekken. De meest geschikte technische beschermingsmaatregelen zijn versleuteling, beveiligde toegangscontroles en beveiligingsaudits.
Respons bij een incident en beheer van een lek
Banken verwachten dat dienstverleners over goed gedocumenteerde incidentresponsplannen beschikken waardoor in het geval van een datalek snel actie genomen kan worden. Dienstverleners moeten duidelijk gedefinieerde beleidsmaatregelen en protocollen opstellen met gedocumenteerd bewijs van het afhandelen van incidenten en oplossingen, samen met een bewijs dat de protocollen regelmatig getoetst worden.
Beheer van een derde partij
Als de dienstverleners gebruik maken van subverwerkers of andere derde partijen, zullen banken waarschijnlijk ook beoordelen hoe deze relaties beheerd worden. Het is belangrijk om een due diligence uit te voeren van alle leveranciers en externe partijen in de toeleveringsketen en om robuuste contracten te hebben met alle subverwerkers inclusief clausules met betrekking tot gegevensbescherming.
Checklist gegevensbescherming voor dienstverleners
- Documenteer en communiceer duidelijk hoe de klantgegevens verzameld, verwerkt en gedeeld worden
- Behoud een actuele inventaris van de gegevens en classificeer ze op basis van gevoeligheid
- Zorg voor de relevante certificeringen, zoals ISO 27001, om uw toewijding aan informatiebeveiliging aan te tonen
- Zorg voor regelmatige trainingen voor het personeel met betrekking tot de best practices van gegevensbescherming en cyberbeveiliging.
- Ontwikkel en test een robuust plan voor incidentrespons, inclusief meldprocedures in het geval van een lek
- Implementeer een uitgebreid risicobeheerprogramma voor derde partijen
- Bereid u voor op audits door gedetailleerde gegevens bij te houden aangaande de gegevensverwerkingsactiviteiten en de beveiligingsmaatregelen
In de tabel hieronder hebben we verdere richtlijnen uiteengezet:
| Actie | Learn more |
| Governance en beleid | |
| Beleid gegevensbescherming | Interne documenten die schetsen hoe persoonsgegevens beheerd worden, inclusief het soort gegevens dat verzameld wordt, de opslagmethodes en de retentieperioden. Er dient ook informatie in te staan over de toegangscontroles en richtlijnen voor het delen van gegevens en maatregelen voor een incidentrespons. Het is van essentieel belang om de documenten regelmatig opnieuw te beoordelen om naleving van de zich steeds ontwikkelende wetgeving te garanderen en ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met technologische ontwikkelingen en veranderingen in de activiteiten. |
| Trainen van het personeel | Er moeten trainingen op het gebied van gegevensbescherming georganiseerd worden om ervoor te zorgen dat alle medewerkers hun verantwoordelijkheden begrijpen en weten wat de best practices zijn voor het verwerken van persoonsgegevens. Het regelmatig bijwerken en herhalen van de training helpt om ervoor te zorgen dat alle medewerkers goed uitgerust zijn om op een verantwoordelijke en veilige manier gegevens te verwerken. |
| Gegevens in kaart brengen en classificeren | |
| Gegevens in kaart brengen | Het regelmatig in kaart brengen van de gegevensflow helpt bij het behouden van een duidelijk begrip van hoe de gegevens zich binnen de organisatie bewegen. Zo kunnen de gegevens beter beschermd worden en verbetert de naleving. |
| Gegevens classificeren | Dienstverleners dienen te bepalen welk soort gegevens hun organisatie verwerkt en de gevoeligheid van de gegevens classificeren en de gegevens in overeenstemming daarmee op de juiste wijze beschermen. |
| Juridische compliance | |
| Procedures voor de rechten van de betrokkenen | Organisaties dienen duidelijke en efficiënte procedures te implementeren die de rechten van de betrokkenen waarborgen, zoals toegang tot en rectificatie en wissen van de gegevens. Meestal omvat dit ook het op de hoogte stellen van de bank van enige verzoeken tot toegang van een betrokkene. |
| Beveiligingspraktijken | |
| Versleutelen van gegevens | De standaarden voor gegevensencryptie dient overeen te komen met de standaarden van de sector. De gegevens dienen zowel ‘in rust’ tijdens opslag als tijdens een overdracht versleuteld te zijn. |
| Beveiligingsaudits | Een schema met regelmatige audits zorgt ervoor dat de beveiligingsmaatregelen altijd up-to-date en effectief zijn tegen de zich voortdurend ontwikkelende bedreigingen. |
| Incidentenbeheer | |
| Melden van een lek | Onder Artikel 33 van de AVG zijn organisaties verplicht om de relevante Toezichthoudende Autoriteit binnen 72 uur na het opmerken van een persoonsgegevenslek hiervan op de hoogte te stellen. Dienstverleners dienen een robuust incidentendetectie- en responsplan op te stellen en dit te testen. Dit omvat duidelijke stappen voor het opsporen, rapporteren en mitigeren van een lek. |
| Toezicht op de derde partij | |
| Contracten met leveranciers | Het regelmatig opnieuw beoordelen van de contracten met subverwerkers zorgt ervoor dat deze in overeenstemming zijn met de zakelijke behoeften, regelgevende vereisten, de praktijken voor risicobeheer en de contractuele vereisten die banken stellen aan de verwerkers. Waar nodig moeten de contracten bijgewerkt worden zodat ze voldoen aan de gegevensbeschermingswetten. |
| Audits van de derde partij | Het uitvoeren van een audit van een derde partij die gegevens verwerkt zorgt ervoor dat leveranciers zich aan de gegevensbeschermingsstandaarden en contractuele verplichtingen houden. |
| Gegevensoverdrachten | Om de overdracht van persoonsgegevens naar een subverwerker buiten de EER te beheren, moeten dienstverleners ervoor zorgen dat de juiste juridische maatregelen worden nageleefd, zoals de EU Standard Contractual Clauses (SCC’s), de UK International Data Transfer Agreements, of het EU-US Data Protection Framework. Waar nodig dient een Transfer Impact Assessment (TIA) uitgevoerd te worden. |
Veelvoorkomende rode vlaggen waar banken op letten
Banken zijn goed in staat om de zwakke plekken in het gegevensbeschermingskader van de dienstverlener aan te wijzen. Veelvoorkomende rode vlaggen zijn:
- Verouderd of ontbrekend gegevensbeschermingsbeleid
- Lacunes in de gegevensinventaris of overzichten
- Zwakke technische beveiligingsmaatregelen (bijv. geen versleuteling)
- Geschiedenis van een zwakke respons bij een lek of afwezigheid van een incidentenlog
- Niet-naleving van de AVG Artikel 28, vereisten voor leveranciersovereenkomsten
Samenvatting
Robuuste gegevensbescherming is essentieel voor alle dienstverleners die werken met betalingen, verzekeringen en kredieten en die willen samenwerken met een van de grote banken. Naast compliance kan due diligence uw organisatie versterken en u helpen om een reputatie op te bouwen als een vertrouwde partner in de financiële dienstverleningssector.
Om zich voor te bereiden op de due diligence dienen dienstverleners een interne audit uit te voeren om lacunes in hun gegevensbeschermingskader op te sporen en de veelvoorkomende rode vlaggen aan te pakken, zoals incompleet beleid of gebrekkig toezicht op een leverancier. Het raadplegen van gegevensbeschermingsexperts kan de processen verfijnen en helpen om de praktijk af te stemmen op de standaarden van de sector.
Als uw bedrijf baat zou kunnen hebben bij deskundig advies op het gebied van gegevensbescherming, neem dan contact met ons op voor meer informatie over hoe onze externe diensten uw bedrijf kunnen ondersteunen.
Misschien gemist…
- Checklist gegevensbescherming voor fusies en overnames
- Leadgeneratie en de AVG: is uw compliance op orde?
- Naleving van de AI Act: Wat u moet weten
Volg The DPO Centre op LinkedIn voor meer nieuws en inzichten over gegevensbescherming
